Zwischen gedruckt und papierlos: Wann physische Unterlagen weiterhin gebraucht werden

Immer mehr Prozesse in der Alltags- und Arbeitswelt laufen komplett papierlos ab, da wir digitale Dokumente schnell erstellen, bearbeiten und teilen können.

Ganz zu schweigen davon, dass die Suche nach bestimmten Dateien selbst bei schlechter Organisation wesentlich unkomplizierter abläuft. Trotzdem sind papierlose Dokumente nicht immer die beste oder gar eine akzeptierte Lösung.

Schauen wir uns an, wann physische Unterlagen weiterhin eine Rolle spielen.

Nassunterschrift bleibt bei rechtsverbindlichen Dokumenten ein gängiger Standard

Mittlerweile können wir wichtige Dokumente elektronisch unterzeichnen, ohne physisch anwesend sein zu müssen. Extra hierfür gibt es schließlich die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Was in der Theorie einfach erscheint, funktioniert in der Praxis oft nicht so, wie wir es uns vorstellen.

So gibt es etwa immer noch Gesetze, die eine Nassunterschrift bei bestimmten Dokumenten voraussetzen. Sie sind nur dann gültig, wenn wir die Dokumente drucken und händisch unterschreiben. Ein anschauliches Beispiel sind Kündigungen von Arbeits- und Mietverhältnissen. Ohne Nassunterschrift werden sie zumindest in Deutschland nicht anerkannt.

Einige Arbeitgeber ziehen klassische Papierbewerbungen vor

In der Arbeitswelt nehmen physische Dokumente abgesehen von Arbeitsverträgen und anderen Vertragsunterlagen eine geringe Rolle ein. Selbst beim Recruiting von Personal läuft inzwischen fast alles digital ab. Das ergibt Sinn, da es wesentlich leichter ist, Bewerberdaten digital zu erfassen und nach passenden Schlagwörtern zu suchen. Klassische Papierbewerbungen werden daher nur noch selten verlangt. Allerdings gibt es einige wenige kleine und mittelständische Unternehmen, die klassische Bewerbungsunterlagen in Papierform erwarten.

Gedruckte Unterlagen sind ein gutes Backup

An sich reichen digitale Dokumente in den meisten Lebensbereichen völlig aus, da aufgrund der technologischen Entwicklung die nötige digitale Infrastruktur vorhanden ist. Wir dürfen jedoch nicht vergessen, dass es nur kleine Ausfälle oder Fehlfunktionen braucht, damit nichts mehr funktioniert. So sind digitale Tickets auf dem Smartphone etwa nur dann brauchbar, wenn wir ausreichend Akku haben. Geht er leer, können wir den gebuchten Service möglicherweise nicht mehr nutzen.

Digitale Abschlussarbeiten werden nicht immer akzeptiert

Im akademischen Bereich ist es ganz normal, Abschlussarbeiten in digitaler Form abzugeben, denn das spart zum einen Papier und ist zum anderen um einiges komfortabler. Trotzdem gibt es Hochschulen und Universitäten oder auch nur einzelne Dozenten, die nach wie vor gedruckte Versionen verlangen. Manche erwarten sogar mehrere Exemplare mit Originalunterschrift. Unbegründet ist das keineswegs, da gedruckte Arbeiten strengen formalen Standards entsprechen und sich besonders gut für eine langfristige Archivierung eignen.

Bei logistischen Prozessen bleiben gedruckte Dokumente unverzichtbar

Wie in anderen Branchen hat sich technologisch auch in der Logistik viel getan, was sich unter anderem durch fahrerlose Transportsysteme, IoT-Anwendungen und RFID-Transponder äußert.

Doch trotz dieser Innovationen ist Logistik 4.0 nach wie vor auf gedruckte Dokumente angewiesen, um bestimmte logistische Prozesse rechtsverbindlich abzuwickeln. Einer der Gründe dafür sind die uneinheitlichen Standards zwischen verschiedenen Unternehmen und internationalen Partnern.

Wegen dieser fragmentierten Standards ist ein gedruckter Nachweis unerlässlich, um im Zweifelsfall eine rechtssichere Dokumentation vorzulegen. Eine weitere Hürde stellt das fehlende Fachpersonal in kleinen Unternehmen dar. Bei einigen ist die Implementierung von digitalen Lösungen aus Kostengründen nicht wirtschaftlich.