Zeitaufwändig, nervenaufreibend, anfällig für Fehler und verbunden mit jeder Menge Papierberge – so würden wahrscheinlich viele Unternehmen die Buchhaltung beschreiben.
Doch das muss gar nicht sein, denn mit der Umstellung auf digitale Buchhaltung sparen Unternehmen Zeit, Geld und Nerven.
- Digitale Buchhaltung spart Unternehmen Zeit, Geld und Nerven.
- Sie steigert die Effizienz durch automatisierte Prozesse und weniger Fehler.
- Für die Umstellung müssen Belege digitalisiert und Software integriert werden.
- Die GoBD-Grundsätze regeln die rechtlichen Anforderungen der Archivierung.
- Unternehmen erhalten jederzeit Echtzeit-Zugriff auf alle Finanzdaten.
Darum ist digitale Buchhaltung auch für KMU so wichtig
Das papierlose Büro ist in vielen großen Unternehmen längst schon Realität. Aber das Mehr an Effizienz, Transparenz und Rechtssicherheit ist auch für kleine und mittlere Unternehmen ein wichtiges Argument, der papierbasierten Buchhaltung Ade zu sagen. Jeder kennt doch die Situation, dass Belege sich einfach in Luft auflösen, falsch abgelegt werden und genau, wenn man sie braucht, unauffindbar sind. Mit digitaler Buchhaltung lösen sich diese Probleme, genau wie das Papier, einfach in Luft auf. KMU profitieren von:
- Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse
- Genauigkeit durch weniger menschliche Fehler
- Geringere Kosten bei Archivierung und Verwaltung
- Echtzeit-Zugriff auf alle Finanzdaten
- Rechtssicherheit durch GoBD-konforme Ablage
In drei Schritten vom Aktenordner zur digitalen Buchhaltung
1. Digitalisierung der Belege
Viele Unternehmen erhalten Belege noch immer in Papierform – etwa bei Barzahlungen oder durch klassische Post. Dazu gehören:
- Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Quittungen und Kassenbelege
- Verträge, Zahlungsnachweise und Korrespondenz
Um auf digitale Buchhaltung umzusteigen, müssen daher nicht nur vorhandene, sondern auch zukünftige Papierbelege eingescannt und strukturiert abgelegt werden.
Wer große Mengen verarbeitet oder auf Qualität und Datenschutz Wert legt, kann einen Scan Service nutzen. Professionelle Dienstleister unterstützen bei der systematischen Digitalisierung und bieten dabei auch OCR-Erkennung und eine revisionssichere Ablage.
2. Automatisierung und Softwareintegration
Für die digitale Buchhaltung ist eine passende Software unumgänglich. Sie ermöglicht die automatische Erfassung, Ordnung und Archivierung aller Belege. Tools wie DATEV, Lexoffice oder sexDesk stehen zur Verfügung. Aber auch digitale Lösungen von anderen Anbietern können für ein Unternehmen die richtigen sein. Es ist ratsam, sich vorab mit einem Steuerberater zu besprechen, denn letztendlich muss dessen Software auch zu der im Unternehmen verwendeten passen.
Gute Buchhaltungssoftware bietet auch Funktionen, um wiederkehrende Aufgaben wie Mahnwesen, Liquiditätsprüfungen oder Zahlungspläne zu automatisieren. Das erleichtert die Arbeit noch einmal deutlich, spart Zeit und reduziert weitere Fehlerquellen.
3. Einhaltung rechtlicher Anforderungen
Die digitale Buchhaltung unterliegt denselben gesetzlichen Vorgaben wie die analoge. Geregelt sind die Grundsätze für die digitale Buchhaltung in den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Darin werden unter anderem die
- Unveränderbarkeit der digitalen Belege
- Nachvollziehbarkeit aller Geschäftsvorgänge
- Archivierungspflichten von bis zu zehn Jahren
- Maschinelle Auswertbarkeit bei Betriebsprüfungen
Hinweis: Werden Papierbelege ersetzend gescannt und ordnungsgemäß digitalisiert, dürfen diese danach vernichtet werden. Voraussetzung dafür ist aber eine lückenlose Verfahrensdokumentation.
Vorteile der digitalen Buchhaltung
Die wichtigsten Vorteile der digitalen Buchhaltung sind die positiven Wirkungen auf die Prozesse im Arbeitsalltag und die Umwelt.
Mitarbeitende können Belege schnell und einfach sogar mobil mit dem Scanner oder einer App erfassen und unabhängig vom Ort jederzeit darauf zugreifen. Durch passende Schnittstellen erhalten die Steuerberater exakte, strukturierte Daten, die sie direkt verwenden können.
Neben Effizienz und Sicherheit bietet die digitale Buchhaltung auch ökologische Vorteile. Der reduzierte Papier- und Energieverbrauch für Druck und Lagerung leistet einen großen Beitrag zur Nachhaltigkeit und dem Umweltschutz.
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